Reporting serious and sensitive concerns

To help you assess whether an incident is a serious or sensitive concern and to find the most appropriate reporting channel, please read the guide below. 

The guide is not exhaustive in terms of what can be reported under the Speak Up policy and provides an overview on the types of incident reporting for all stakeholders. You should always apply your personal judgement before submitting a Speak Up report. 

Confidentiality 

All communication will be anonymous and confidential unless you directly instruct otherwise. You are encouraged to identify yourself and explain your concern in sufficient detail to facilitate investigation of the matter. Follow-up questions and investigation may not be possible unless the source of the information is identified. In order to assist ISS in conducting an investigation of a complaint, please provide as much information as possible. ISS will treat all concerns and issues raised under this policy in a confidential manner except to the extent necessary to conduct a complete and fair investigation. The identity of the complainant shall be kept confidential. 

Read our Speak Up policy

Pranešimas apie nelaimingą atsitikimą darbo vietoje 

ISS veikia daugelyje pasaulio vietų, o informacija apie darbuotojų klaidas ar elgesį, kuris neatitinka mūsų vertybių ir elgesio kodekso, turi būti perduodama ISS vadovui ar skyriui. 

Atvejai, susiję su rimta žala žmonėms ar mirtimi, smurtiniu ar diskriminuojančiu elgesiu, įskaitant seksualinį priekabiavimą darbe, arba žmogaus teisių pažeidimai, įskaitant didelį išnaudojimą darbe, laikomi labai rimtais pažeidimais. Pagal informavimo ir skundų politiką apie šias problemas, kurių nepavyko išspręsti su vietiniu ISS vadovu ar žmogiškųjų išteklių skyriumi, galite pranešti ISS skyriams visame pasaulyje. 

Pranešimai apie vagystę arba įmonės ar klientų turto pasisavinimą 

Apie ISS darbuotojų ir vadovų įvykdytas vagystes, ISS ar klientų turto pasisavinimus reikia pranešti vietiniam vadovui arba teisės departamentui. Jei pranešti vadovui arba teisės departamentui negalite, apie tai informuokite vyriausią finansų specialistą. 

- Jei apie vagystę arba turto pasisavinimą negalite pranešti jūsų vietinei ISS įmonei, apie incidentą turite informuoti vadovaudamiesi informavimo ir skundų politika. 

Pranešimas apie sukčiavimą 

ISS netoleruoja sukčiaujančių darbuotojų ir (arba) verslo partnerių. Sukčiavimas yra tyčinė apgaulė, kuria siekiama nesąžiningai ar neteisėtai gauti pelno. Sukčiavimas gali būti įvairaus pobūdžio ir jį gali vykdyti įvairias pareigas įmonėje užimantys darbuotojai. Čia nurodyti keli sukčiavimo atvejai mūsų įmonėje. 

- Pavyzdžiui, darbo laiko, dirbtų dienų ar darbo užmokesčio įrašų klastojimas dėl kurio gaunamas per didelis atlygis. Pastebėjus tokio tipo sukčiavimą reikia pranešti darbo užmokesčio departamentui. 

- Sukčiavimą taip pat gali vykdyti tiekėjai arba subrangovai, kurie bendradarbiauja su ISS vadovais tam, kad už tiekiamas prekes arba paslaugas gautų didesnį užmokestį. Sužinojus apie tokį bendradarbiavimą su tiekėjais ar subrangovais, apie tai reikia pranešti teisės departamentui arba vyriausiam finansų specialistui. 

Pranešimas apie įstatymų pažeidimą 

ISS siekia, kad visose šalyse, kuriose mes veikiame, mūsų įmonė laikytųsi visų tarptautinių ir vietinių įstatymų bei reglamentų. Be to, ISS išleido vidines politikas, atitinkančias kovos su korupcija ir konkurencijos įstatymus. 

- Kovos su korupcija ir konkurencijos įstatymo nepaisymą laikome rimtu pažeidimu ir apie tai galima pranešti pagal informavimo ir skundų politiką. 

Apie nelaimingą atsitikimą galimą pranešti per informavimo ir skundų priemones ar karštąja telefono linija. 

Mes pritaikėme valdymo procesus, užtikrinančius informavimo priemones naudojančių asmenų ir suteiktos informacijos konfidencialumą. Tai pat galite pamatyti vykstančio tyrimo būseną.  

- Atkreipkite dėmesį į tai, kad amoniminiams pranešimams gali būti taikomi teisiniai apribojimai, priklausantys nuo ten galiojančių teisės aktų. Be to, informavimo ir skundų politika vykdoma pagal Danijos duomenų saugos teisės aktus, tai reiškia, kad ISS turi atmesti arba ištrinti bet kokį skundą, kuriame nėra riboto naudojimo informacijos. Jūsų užklausa pagal politiką gali būti atmesta, jeigu ji perduota netinkamam kanalui.  

- Išskirtiniais atvejais Verslo integracijos komitetas gali suteikti leidimą nukrypti nuo įprastų procedūrų. Mes neatskleisime jūsų tapatybės ar kontaktinių duomenių, jei jūs nesuteiksite leidimo. 

Procesų apžvalga:

1. Pranešimas. Per informavimo sistemą vidiniam grupės auditui perduoti pranešimai yra apsaugomi ir užšifruojami.

2. Peržiūra. Vidinis grupės auditas įvertins, ar jūsų perduota problema atitinka proceso reikalavimus. Po to ji bus perduota 
mūsų verslo integracijos komitetui.

3. Veiksmai. Tyrimas, veiksmai ir informacija naudotojui.